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Casos de uso

Diez situaciones de un martes cualquiera.

Las funciones de un programa se entienden mal en abstracto. Estas son las situaciones que ocurren de verdad en una empresa de obra civil con maquinaria, y lo que pasa exactamente en cada una. Elige una a la izquierda.

Caso 01 · Operario y encargado

El parte que hay que firmar donde no hay cobertura.

Son las cinco de la tarde en un desmonte a quince kilómetros del pueblo. El operario termina su jornada con la giratoria y el encargado de obra del cliente está allí, ahora, que es cuando se le puede pillar. El móvil no tiene ni una raya.

1
El operario abre su parte. La obra, el cliente y la máquina ya vienen puestos, porque tenía asignación para hoy.
2
Rellena tarea y horas. Excavación, ocho horas, martillo hidráulico. Treinta segundos.
3
Firma con el dedo. El parte se guarda en el propio teléfono, no en el servidor.
4
Le pasa el móvil al encargado. Que firma debajo, también sobre la pantalla.
5
Bajando al pueblo vuelve la cobertura. El parte y las dos firmas se envían solos, sin que nadie toque nada.
6
Se genera el PDF firmado y sale por correo al contacto del cliente, según toque en esa obra.
Sin esto, ese parte se firma tres semanas después o no se firma. Y cuando el cliente discuta esas ocho horas, no habrá nada que enseñarle.
Modo sin conexión Firma manuscrita Sincronización automática Envío al cliente
Caso 02 · Administración

Día 1 del mes: facturar lo del mes pasado.

Hay seis obras abiertas, doscientas cincuenta horas de máquina y cuarenta partes firmados. Antes esto eran dos días de Excel y una llamada al jefe de obra para preguntar qué tarifa llevaba la góndola.

1
Se abren los estadillos de facturación. Las horas aprobadas del mes ya están agrupadas por obra y por máquina.
2
Cada máquina lleva su tarifa tomada de la oferta de esa obra concreta, no de una lista general.
3
Lo dudoso aparece aparte. El transporte en góndola no casa con ninguna tarifa horaria: el sistema lo separa y pregunta.
4
Se decide una vez. Y esa decisión queda guardada para los meses siguientes.
5
Se crea el borrador de factura en el programa de contabilidad, con las líneas ya puestas.
6
Se descarga el PDF de la matriz acompañado de los partes firmados que la justifican, por si el cliente pregunta.
Dos días de trabajo convertidos en una revisión de media mañana. Y ninguna hora tecleada dos veces, que es donde se cuelan los errores.
Matriz de facturación Tarifas por obra Borrador de factura PDF con partes
Caso 03 · RRHH

“Yo llegué a las siete y media.”

Un operario reclama media hora en su nómina. El encargado dice que llegó más tarde. Antes esto se resolvía por quién insistía más.

1
Se abre el informe de asistencia de esa persona y ese día.
2
El fichaje tiene hora, coordenadas y precisión en metros, con la obra a la que se asoció.
3
Se ve la posición en el mapa sobre la geovalla de la obra: dentro o fuera, sin interpretación.
4
Si aquel día el fichaje quedó marcado fuera de zona, aparece quién lo validó o lo rechazó y cuándo.
5
Si hubo una corrección manual, consta quién la hizo, con qué motivo y cuál era la hora original.
La discusión dura dos minutos y termina con datos. Y lo más importante: el trabajador ve lo mismo que ve la empresa.
Geolocalización Historial de cambios Validación de zona
Caso 04 · Comercial y oficina

Entra una obra el jueves y el lunes hay que estar allí.

Hace falta el CIF del cliente, la dirección exacta, el horario, quién firma los partes, a quién se le manda la factura, a cuántos días paga y qué plataforma de prevención usan. Normalmente eso son cuatro correos y dos llamadas.

1
Se le manda un enlace al cliente. Puede ser un enlace fijo de la empresa o uno de un solo uso que caduca.
2
El cliente rellena trece pasos desde su móvil o su ordenador, una pregunta por pantalla y con ejemplos.
3
Revisa y envía. El último paso le enseña todo lo que ha puesto antes de mandarlo.
4
Se crean solos la obra, el cliente y los contactos. Si ese cliente ya existía, se reconoce por el CIF y no se duplica.
5
Queda dado de alta el encargado que firmará los partes, con su acceso.
6
El lunes solo falta dibujar la geovalla y asignar la gente.
Los datos del cliente los pone el cliente. Que además es quien se los sabe.
Ficha de obra pública Alta automática Sin duplicados
Caso 05 · Nóminas

Un parte de julio estaba mal, y la nómina de julio ya se pagó.

Es el problema clásico. Si tocas el mes cerrado, descuadras lo que ya has pagado. Si no lo tocas, el trabajador cobra de menos y nadie se acuerda en septiembre.

1
Julio se cerró y el sistema guardó exactamente qué partes se le pagaron a cada persona.
2
En agosto se corrige el parte del 28 de julio. Tenía ocho horas y eran once.
3
Julio no se toca. Lo pagado sigue pagado y cuadra con la transferencia que ya salió.
4
La diferencia aparece en agosto como compensación del mes anterior, con el número y la fecha del parte que la causa.
5
El trabajador lo ve en sus estadillos y entiende por qué este mes le sale distinto.
6
Si administración decide no compensar algo, lo anula con un motivo que también queda visible.
Lo mismo funciona al revés. Un parte anulado después del cierre se descuenta al mes siguiente, en lugar de quedarse pagado para siempre.
Cierre congelado Compensaciones Reapertura con motivo
Caso 06 · Gerencia

La giratoria aparece a veinte kilómetros de su obra.

Puede ser un traslado que nadie avisó, un alquiler a otra empresa, o algo peor. Lo que no puede ser es enterarse un mes después.

1
El dispositivo GPS de la máquina manda su posición al sistema.
2
La máquina sale de la geovalla de su obra más el margen de un kilómetro.
3
Salta el aviso, una sola vez ese día para que el aviso siga significando algo.
4
Se abre el recorrido del día y se ve por dónde ha ido, punto por punto.
5
Se contrasta con el parte de ese día. Si el parte dice ocho horas en la obra y la máquina no estaba, hay una conversación que tener.
El GPS no está para vigilar a la gente. Está para saber dónde está la máquina que hace falta mañana, y para que las horas facturadas se sostengan.
Aviso de geovalla Recorrido diario Batería baja
Caso 07 · Encargado

No dejan entrar a un trabajador en la obra.

La obra exige documentación de coordinación empresarial y el trabajador no aparece como acreditado. Tiene a la máquina parada y a tres personas esperando.

1
El encargado escanea el QR del trabajador con la cámara del móvil.
2
Ve al momento si está acreditado en la plataforma que exige esa obra, y su categoría.
3
Ve también si está apto según su reconocimiento médico y su documentación de prevención.
4
Si algo caducó, el sistema ya había avisado a treinta, quince y siete días antes.
5
De paso, le abre el parte del día de esa persona para revisarlo y firmarlo allí mismo.
Lo caro no es el papel que falta. Es la mañana de máquina parada.
Escaneo QR Acreditación de prevención Avisos de caducidad
Caso 08 · Administración

El depósito dice una cosa y las facturas dicen otra.

Entran cuatro mil litros al mes y nadie sabe exactamente dónde acaban. En una empresa con depósito propio, esa partida se escapa sola.

1
La recarga del proveedor se registra con proveedor, número de albarán y foto de la factura.
2
Cada traspaso del depósito central a una furgoneta o al camión de mantenimiento queda anotado.
3
Cada repostaje de máquina dice de qué depósito salió, cuántos litros y cuánto quedaba en la máquina.
4
El nivel de cada depósito se actualiza solo, y avisa cuando uno baja demasiado.
5
Cada movimiento pasa por aprobación, donde se pueden corregir los litros antes de darlo por bueno.
6
El histórico por máquina enseña cuál consume más de lo que debería.
Quien usa su propio coche también entra en la cuenta. Por encima de un umbral de kilómetros diarios, acumula litros que se canjean en la nave o se pagan en la nómina.
Depósitos con nivel Foto del albarán Aprobación y pago Tickets de coche propio
Caso 09 · Coordinación

Lunes, siete de la mañana, treinta personas y seis obras.

El reparto del día es lo que decide si mañana los partes salen solos o si hay que reconstruirlos a mano el viernes.

1
Se abre el tablero con las personas en un eje y las obras en el otro.
2
Se asigna trabajador, obra y máquina, con su horario y su desplazamiento.
3
Lo que se repite, se repite solo: de lunes a viernes durante cuatro semanas, o las veces que haga falta.
4
El sistema avisa de los solapes antes de que alguien aparezca asignado a dos obras el mismo día.
5
Al día siguiente, cada operario abre su parte y ya viene con la obra, el cliente y la máquina puestos.
6
Y quien no haga el parte aparece en la pestaña de los que faltan, sin que nadie tenga que ir contando.
La asignación de hoy es el parte de mañana. Por eso el operario tarda treinta segundos en rellenarlo, y por eso lo rellena.
Tablero, lista, calendario y mapa Repetición Aviso de conflictos Descarga en Excel
Caso 10 · RRHH

Cuarenta nóminas que hay que entregar y que alguien firme.

La gestoría manda los PDF, y a partir de ahí empieza el trabajo de verdad: repartirlos, perseguir firmas y guardar la prueba de que se entregaron.

1
Se suben todas de una vez. Hasta varios cientos de documentos en una sola operación.
2
Cada una va a su carpeta, la del trabajador que le corresponde.
3
Se coloca el recuadro de firma sobre el documento, donde toque en ese modelo.
4
El trabajador recibe el aviso en el móvil y firma desde donde esté.
5
Queda registrado cuándo la abrió y cuándo confirmó haberla leído y recibido.
6
Lo mismo sirve para contratos, cláusulas, amonestaciones y entregas de equipos de protección.
Abierta pero sin firmar también vale como prueba. Si alguien se niega a firmar, consta que se le entregó y que lo abrió.
Subida masiva Firma desde el móvil Acuse de lectura

¿Cuál de estas diez te suena más?

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